Il est souvent difficile d’identifier les bons critères de choix d’un logiciel et de trouver l’outil le mieux adapté aux besoins de son entreprise. Le choix d’un logiciel est une décision stratégique qui peut impacter de manière significative la performance et la pérennité de l’entreprise. Cet article vise à vous donner les bases de ce processus complexe en présentant les étapes clés pour réussir votre sélection.
Les complexités du choix du bon logiciel pour les besoins de votre entreprise
La sélection d’un logiciel adapté aux besoins de votre entreprise est un processus complexe qui requiert du temps, de la réflexion et des ressources. Vous l’aurez donc compris, choisir un logiciel en fonction de sa popularité ou de son prix est une erreur à ne surtout pas commettre.
Plusieurs critères sont à prendre en compte pour s’assurer que le logiciel sélectionné répond parfaitement aux besoins de votre entreprise. On peut notamment citer :
- l’adéquation entre les fonctionnalités du logiciel et les besoins de l’entreprise,
- la compatibilité avec les systèmes existants,
- la facilité d’utilisation,
- les performances du logiciel,
- la réputation de l’éditeur,
- le support et le service client,
- et bien sûr, le coût total de possession du logiciel.
Dans cet optique, nous allons vous présenter les étapes clés du processus de sélection d’un logiciel, à savoir l’identification des besoins, la rédaction des spécifications, la recherche de logiciels et d’éditeurs, l’évaluation du logiciel (fonctionnelle, technique, UX…), et la prise en compte des critères liés à l’éditeur (réputation, support et service). L’objectif est de vous proposer une « assistance de 1er niveau » à la sélection, qui vous aidera à choisir, ou à dessiner les contours, du meilleur logiciel pour votre entreprise.
Identification des besoins
La première étape du processus de sélection d’un logiciel consiste, assez logiquement, à identifier les besoins de votre entreprise. Cette étape est cruciale, car elle permet de définir le périmètre et les objectifs de votre projet. Pour cela, il est important de consulter les différentes parties prenantes de l’entreprise, telles que les utilisateurs finaux, les responsables informatiques et les dirigeants, afin de recueillir leurs besoins et leurs attentes précises.
Il est essentiel ici de bien comprendre les processus métier de l’entreprise, ainsi que les problèmes et les défis auxquels elle est confrontée…à travers les yeux de vos collaborateurs. Il est également nécessaire d’analyser l’environnement technologique, comme les systèmes existants, les contraintes techniques et les besoins en matière de sécurité. Sans oublier, bien entendu, de déterminer les priorités et les contraintes budgétaires de l’entreprise (eh oui, c’est toujours un vrai sujet).
Rédaction des spécifications
Une fois les besoins biens identifiés, la prochaine étape consiste à rédiger les spécifications du logiciel. Les « specs » (comme on dit dans le jargon) sont un document qui détaille les fonctionnalités, les exigences techniques et les critères de sélection du logiciel. Elles servent de base pour la recherche et l’évaluation des logiciels, et permettent encore une fois de s’assurer que le logiciel choisi répondra aux besoins de l’entreprise.
La rédaction des spécifications doit bien évidemment être réalisée en collaboration avec les parties prenantes du projet, afin de chacun y trouve son compte. Les specs doivent inclure des critères d’évaluation mesurables et objectifs, et prendre également en compte les contraintes budgétaires et les exigences en matière de sécurité.
Recherche de logiciels et d’éditeurs
Avec les spécifications en main, il est (enfin) temps de commencer la recherche de logiciels et d’éditeurs, en fonction des critères définis au préalable. Pour cela, très classique, il est possible de consulter des annuaires de logiciels (type AppVizer ou Capterra), des sites de comparaison, des forums et des blogs spécialisés, ainsi que des réseaux professionnels ou encore des salons professionnels.
Chose importante à prendre en compte : les avis et les retours d’expérience (objectifs) des utilisateurs, ainsi que les recommandations des experts du secteur. Nous vous conseillons également de vous intéresser aux tendances du marché et aux évolutions technologiques, afin de choisir un partenaire pérenne, orienté vers l’innovation. Un éditeur qui n’aborde pas de près ou de loin le sujet de l’IA dans ses communications, n’est (par exemple) pas un bon signe aujourd’hui.
La phase d’évaluation du logiciel (fonctionnelle, technique, UX…)
L’évaluation du logiciel est une étape cruciale du processus de sélection, puisqu’elle consiste à analyser et à comparer les logiciels et les éditeurs identifiés lors de la phase de recherche, en fonction des critères définis dans les spécifications.
Cette analyse doit être réalisée de manière rigoureuse et objective, en tenant compte des différentes dimensions du logiciel, telles que la fonctionnalité, la technique ou encore l’expérience utilisateur (UX) proposée.
La fonctionnalité du logiciel doit être évaluée en fonction de sa capacité à répondre aux besoins identifiés lors de la phase d’identification des besoins. Il est important de vérifier que le logiciel offre les fonctionnalités requises, ainsi que des options de personnalisation et d’intégration avec les systèmes existants. L’évaluation technique doit porter sur la performance, la fiabilité, la compatibilité et la sécurité du logiciel. Quant à l’expérience utilisateur, elle doit être évaluée en fonction de la facilité d’utilisation, de l’ergonomie et du design du logiciel.
Prise en compte des critères liés à l’éditeur : réputation, support et service
Enfin, comme abordé rapidement plus haut, il est important de prendre en compte les critères liés à l’éditeur du logiciel (votre futur partenaire) lors de la sélection. Sa réputation est évidemment un facteur clé à considérer, car elle donne une indication sur la qualité et la pérennité du logiciel. Il est conseillé de vérifier les références de l’éditeur, ainsi que les retours d’expérience des clients et des partenaires. N’hésitez pas à demander des garanties, votre engagement est généralement suffisamment important pour justifier une telle investigation !
Le support et le service client sont également des critères importants à considérer. Il est essentiel de vérifier que l’éditeur propose un support réactif et compétent, et des services adaptés aux besoins de l’entreprise, tels que la formation, l’assistance technique et les mises à jour du logiciel.
En suivant ces étapes clés du processus de sélection d’un logiciel, vous disposez déjà d’une bonne base de réflexion pour entamer vos recherches et choisir le logiciel le plus adapté aux besoins de votre entreprise. Deux choses à garder en tête : 1/ votre objectif est d’optimiser la performance et la compétitivité de votre entreprise ; 2/ l’assistance à la sélection est un atout précieux pour vous aider à prendre la meilleure décision pour votre entreprise.
