La dématérialisation est au cœur des projets de transformation numérique réussis en entreprise. Mais pour devenir un véritable vecteur d’innovation dans les entreprises et collectivités publiques, il devient essentiel de dépasser le stade de simple remplacement d’un envoi de document papier (contrat, facture, bulletin de paie, devis, compte-rendu, etc.) par un document PDF envoyé par mail. Il faut en effet aller plus loin dans la démarche et trouver des solutions en matière de stockage sécurisé, de signature électronique, de partage… Bref, il est essentiel d’envisager la dématérialisation sous tous ses aspects, en prenant tous les processus qui tournent autour de cette digitalisation en considération.
La dématérialisation au cœur de la transformation digitale
Lorsque l’on sait qu’en moyenne, ce sont près de 5 % du chiffre d’affaires d’une entreprise qui sont consacrés à la gestion des documents papier, il devient facile de comprendre à quel point la dématérialisation fait partie des priorités majeures des entreprises. Étape charnière de la stratégie globale de transformation, cette dernière permet non seulement de faire des économies, mais aussi de sécuriser les informations, d’uniformiser les process de l’entreprise, de faire gagner du temps aux équipes et de limiter les risques d’erreurs.
Les entreprises, quelle que soit leur taille, voient défiler dans leurs locaux de nombreux documents papier, qu’il s’agisse de bons de commande, de facture, de courriers, de contrats et autres procédures administratives. Le nombre et la variété de ces documents possèdent différentes conséquences négatives sur l’organisation globale : erreurs, perte de temps (et d’argent)… Heureusement, depuis l’arrêté du 22 mars 2017, les entreprises ont désormais la possibilité de numériser leurs documents et de détruire les originaux. Une loi qui sera encore renforcée en 2024 avec l’obligation de fournir des factures fournisseurs exclusivement dématérialisées.
GED et ECM : les outils au service de la dématérialisation
Pour être en mesure de gérer efficacement leur transformation, les entreprises ont aujourd’hui le choix de s’équiper avec divers outils dédiés à la numérisation du processus documentaire. Le choix de l’outil s’avère essentiel, notamment pour les grandes entreprises, qui auront tout intérêt à se diriger vers un logiciel en mode SaaS. Pour les TPE et les PME, un outil de numérisation et d’archivage pourra parfois suffire.
Une fois les documents dématérialisés, des logiciels de GED (Gestion Electronique des Documents) permettront de structurer les documents dans des bases de données. Il sera aussi possible de choisir une suite ECM (Enterprise Content Management) qui aura l’avantage de prendre également en charge les fichiers multimédias et autres documents non structurés.
Parmi les éditeurs français innovants sur la dématérialisation, on peut citer LegalySpace.
Vers une dématérialisation toujours plus poussée
L’objectif du gouvernement est clair : faire en sorte que les factures et les documents généraux deviennent de plus en plus dématérialisés. Pourquoi ? Tout simplement parce que les documents papiers sont polluants et extrêmement chers à gérer et à traiter.
Depuis le 1er janvier 2020 déjà, les entreprises ont l’obligation d’envoyer leurs factures destinées au secteur public en format électronique. De la même manière, tous les services publics de France et de l’Union Européenne ont l’obligation d’accepter les factures électroniques qui leur sont adressées.
Une ordonnance publiée en septembre 2021 (ordonnance n°2021-1190 du 15 septembre 2021) va encore plus loin et prévoit une dématérialisation totale des factures fournisseurs, qui s’échelonne de 2024 à 2026 en fonction de la taille de l’entreprise. Cette obligation de facturation électronique ne visera toutefois que les opérations entre assujettis basés en France.
